Office Manager*in & Assistenz (m/w/d) im digitalen Arbeitsumfeld

Permanent employee, Full-time · Germany (Berlin)

We are looking for

Du bist ein*e motivierte*r Teamplayer*in und vielseitige*r Office Manager*in mit einer Leidenschaft dafür, eine wachsende Organisation zu unterstützen. Als Teil unseres engagierten und internationalen Teams spielst Du eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung unseres Unternehmens in der Softwarebranche (B2B SaaS).

Du bist zentrale Anlaufstelle für das Office in Berlin und sorgst für eine strukturierte und effiziente Organisation. Du arbeitest eng mit den Geschäftsführern, dem Finance-, IT- und HR-Team zusammen und unterstützt den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Gleichzeitig hast Du die Möglichkeit, das Wachstum des Unternehmens aktiv mitzugestalten, insbesondere in Bezug auf den geplanten Büroumzug in 2025.

Dich erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in dem Dein Organisationstalent, Deine Serviceorientierung und Deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, gefragt sind. Wenn Du ein dynamisches, internationales Umfeld schätzt, gerne Verantwortung übernimmst und eine Schlüsselrolle im Office-Management einnehmen möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Your mission

Verantwortung für das Office Management in unserem Büro in Berlin Mitte und Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Lieferanten, Dienstleister, etc,
Enge Zusammenarbeit mit anderen Teams, u.a. HR, IT und Management
Organisation des Bestellwesens und Verwaltung des Equipments (z. B. Laptops, Hardware, Büromaterialien)
Verwaltung und Ablage von Belegen für die Kreditorenbuchhaltung
Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern (z. B. Vermieter, Reinigung, Lieferdienste)
Planung und Organisation von Teamevents und physischen Meetings
On- und Offboarding-Prozesse, Inventarverwaltung und Nachverfolgung
Organisation der Reisekostenabrechnungen
Sonderprojekte, wie z. B. Unterstützung bei der Planung und Umsetzung des Büroumzugs

What you need to succeed

Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administration oder Assistenz
Kommunikations- und Organisationsstärke mit hoher Serviceorientierung
Souveränes und professionelles Auftreten mit positiver und ruhiger Ausstrahlung
Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
Hands-on-Mentalität und ausgeprägtes Priorisierungsverständnis

Why Ninox

Ein dynamisches, wachsendes Unternehmen mit einem zukunftsorientierten Produkt
Aufstrebendes und internationales Team
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
Flexibles Arbeitsmodell
Hundefreundliches Büro: genieß die Arbeit im Herzen von Berlin, in dem unsere vierbeinigen Freunde willkommen sind
Großzügige Urlaubsregelung: profitier von 30 Tagen Urlaub
Company Pension Plan (bAV)

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About us

Ninox is a leading low-code platform for business applications. We empower business teams to take back ownership of their processes and work more efficiently. With Ninox, anyone can create database applications for internal processes like CRM, ERP and multi project management – without writing a line of code. Join us and bring low-code to the next level! You will work together with inspiring team-mates on a sophisticated product in a fast-growing company. And you will have the opportunity to shape the future of business software. Your work will have a direct impact on the day-to-day operations of thousands of Ninox customers.

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